Klicken Sie auf „Tageslauf starten". Sie sehen genau das, was bei einem Kunden um 06:00 Uhr passiert, nur mit erfundenen Namen und Beträgen.
Gezählt werden Positionen, nicht Zeilen: Eine Sammelgutschrift ist eine Buchung auf dem Kontoauszug, aber Dutzende einzelne Raten, die zugeordnet werden müssen. Genau so rechnet auch die Quote von 94 %, die wir nennen. Die schwierigen Fälle sind hier bewusst überrepräsentiert, in einem echten Monat sind deutlich mehr Buchungen unspektakuläre Treffer mit sauberer Referenz.
Position 6 aus dem Lauf oben. Auf dem Kontoauszug steht nur ein negativer Betrag und ein Bankentgelt, keine Rechnungsnummer, kein Name, der zu einem Vertrag passt. So kommen wir trotzdem hin:
RUECKLASTSCHRIFT SEPA-BASIS · -52,90 EUR · ENTGELT 3,00 · MREF DE44ZZZ0000123456, kein Verwendungszweck, kein Vertragsbezug. Für einen Zahlungsabgleich über Betragsgleichheit ist hier Endstation.
52,90 € minus 3,00 € Entgelt ergibt 49,90 €, der ursprünglich eingezogene Betrag. Erst danach ist überhaupt ein Betragsvergleich möglich.
Die IBAN des Zahlers führt auf Vertrag RV-2024-0881, Ratenplan über 18 × 49,90 €. Der Betrag passt exakt auf die offene Rate 07/2026.
Stimmen Name und Postleitzahl mit dem Vertrag überein? Gibt es einen zweiten Vertrag auf dieselbe IBAN? Nur wenn beides eindeutig ist, geht die Position in den Buchungsstapel, sonst in die Klärfallliste. Nichts, was nur wahrscheinlich richtig ist, wird still gebucht.
Rate 07/2026 zurückgesetzt auf offen, Rückstand am Vertrag vermerkt, Bankentgelt separat auf das Aufwandskonto, Eskalationsvorschlag erzeugt, bereit zu Ihrer Freigabe.
Zu jedem Fall ein fertiger Vorschlag mit Kontext. Der Text kommt aus einer Vorlagen-Bibliothek, deren Texte vor dem Einsatz anwaltlich geprüft werden, der Absender bleiben Sie. Probieren Sie es aus:
Guten Tag Frau Schneider,
Ihre Rate für Juli konnten wir nicht einziehen, die Lastschrift kam an uns zurück. Das passiert und in aller Regel steckt nichts weiter dahinter.
Es geht um 49,90 €. Wenn Sie mögen, überweisen Sie den Betrag bis zum 12.08.2026, dann ist die Sache erledigt und Ihr Ratenplan läuft unverändert weiter. Falls im Moment etwas dazwischenkommt, melden Sie sich einfach, wir finden eine Lösung.
Freundliche Grüße
Zum Monatsende geht das Paket an Ihre Steuerkanzlei. Sichere Zuordnungen im Buchungsstapel, alles Unsichere separat, nie vermischt.
Umsatz;S/H;Konto;Gegenkonto;Belegfeld1;Buchungstext 49,90;S;1200;10881;RV-2024-0881;Rate 06/2026 Schneider 89,00;S;1200;10412;RV-2025-0233;Rate 03/2026 Özdemir 3,00;S;6855;1200;RLS-0881;Bankentgelt Rücklastschrift 1.249,00;S;1200;10990;RV-2026-0117;Erstrate Bauer ... 186 Positionen, 4 Vorgangsarten getrennt
Datum;Betrag;IBAN;Kandidaten;Grund
14.07.;247,00;DE89…3011;RV-2025-0410 | RV-2025-0788;
Betrag passt auf zwei Verträge
16.07.;18,50;DE21…7742;–;
Kein Vertrag zur IBAN gefunden
19.07.;1.100,00;DE33…2096;7 offene Raten;
Sammelzahlung, Aufteilung unklar
... 9 Positionen
Die Maschine macht die Fleißarbeit und ist ehrlich, wenn sie sich nicht sicher ist. Sie entscheiden über jeden Kundenkontakt, Ihre Kanzlei prüft jede Buchung. Wir wollen von Ihnen keinen Anteil an eingezogenen Forderungen, nur einen festen Monatspreis dafür, dass der Stand jeden Morgen stimmt.